<div>Dear Record Keepers:</div><div><br></div><div>I'm behind in my schedule, but it's time for preparing our record reports. In order to review the records, I would be grateful if you would send me your records reports as soon as possible. I need to get them to the national office in time to be included in the 2009 Annual Meeting Report book.</div>
<div><br></div><div>Your reports should be sent to me as Microsoft Excel or Microsoft Word, OpenOffice Calc, OpenOffice Writer (or compatible) e-mail attachments and, when printed, should be able to fit within the standard page margins.</div>
<div><br></div><div>To facilitate communication, it is important each mark that you list include "item numbers" in the far left column. Start your section with "1" and include as many marks that may be ratified at the December 2009 Annual Meeting.</div>
<div><br></div><div>Many of the record keepers have sent me regular updates for the USATF web site. There is a routine available on the national web site that  will help pull the pending records into a tab-delimited file.</div>
<div><br></div><div>   <a href="http://www.usatf.org/statistics/records/index_test.asp">http://www.usatf.org/statistics/records/index_test.asp</a></div><div><br></div><div>You will still need to look through and edit that list as there may be multiple pending marks for a single event or pending marks that are  unlikely to be ratified this year. (I included a link to these utilities  below.)</div>
<div><br></div><div>Please bring your lists to the annual meeting on a Microsoft XP compatible media (for example a USB Key, CD, floppy disk), as well as a paper copy. Please use the same  format as your original list report. Your item numbering scheme</div>
<div>needs to match the items published in the Annual meeting book. Add lower case letters ('a', 'b',  etc.) to the item numbers to indicate where the new marks should be inserted in the convention book list. (For example, addendum item</div>
<div>1b. would be added between items 1. and 2.)</div><div><br></div><div>Only marks which are ready to ratify  should be included on this addenda list. Please email me the updated lists before the annual meeting starts and bring 25 copies to distribute  to the people attending the meeting.</div>
<div><br></div><div>Lists may be sent to my email address:</div><div><br></div><div>   <a href="mailto:jkuo@usatfne.org">jkuo@usatfne.org</a></div><div><br></div><div>I will update you on the time and place for our records committee meeting in Indianapolis. Please let me know of any items that you want  to include on the agenda.</div>
<div><br></div><div>To assist the record keepers, I have been maintaining a web page that includes record resources. That page includes links to the records and  utilities on the national sites, printable record applications, as well  as samples and</div>
<div>instructions for creating the records list for the Annual  Meeting book.</div><div><br></div><div>   <a href="http://usatfne.org/records/">http://usatfne.org/records/</a></div><div><br></div><div>I welcome any to ideas and suggestions for the web page.</div>
<div><br></div><div>Thank you all your work during the year and hope all is well. --  Justin Kuo</div>